I. QUY TRÌNH CÔNG TÁC

1. CƠ SỞ THỰC HIỆN

1.1. Mục đích, phạm vi áp dụng:

a. Mục đích: Thống nhất trình tự, thủ tục và phân công trách nhiệm trong việc thực quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế.

b. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho tất cả hội nghị hội thảo khoa học có yếu tố nước ngoài do các đơn vị thành viên, các đơn vị thuộc và trực thuộc ĐHĐN (sau đây gọi tắt là các đơn vị)  tổ chức hay đồng tổ chức.

1.2. Văn bản áp dụng:

- Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam (gọi tắt là Quyết định 06). (Quyết định này có hiệu lực từ ngày 15/04/2020 và thay cho Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế.

1.3. Giải thích từ ngữ, từ viết tắt:

a. Từ viết tắt:

- Bộ GD&ĐT: Giáo dục và Đào tạo

- BGĐ: Ban Giám đốc.

- Ban HTQT: Ban Hợp tác Quốc tế .

- HNHTKHQT: Hội nghị hội thảo khoa học quốc tế.

b. Các khái niệm khác:

Các đơn vị có liên quan là bất cứ Phòng Ban, Khoa, Viện, Trung tâm Bộ môn nào có liên quan đến quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. 

2. NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1. Lập đề nghị tổ chức HNHTKHQT:

Các đơn vị lập kế hoạch tổ chức HNHTKHQT gửi đến Ban HTQT để trình BGĐ phê duyệt.

2.2. Trình ký văn bản cho BGĐ:

- Ban HTQT là đầu mối tiếp nhận hồ sơ và hỗ trợ thực hiện các quy trình xin phép tổ chức HNHTKHQT;

- Ban HTQT chịu trách nhiệm trình Giám đốc ĐHĐN phê duyệt văn bản xin phép tổ chức HNHTKHQT

2.3. Lập hồ sơ gửi cho Bộ Giáo dục và Đào tạo:

Ban HTQT nộp hồ sơ xin phép bản cứng cho Bộ Giáo dục và Đào tạo và theo dõi kết quả.

2.4. Nhận kết quả từ Bộ Giáo dục và Đào tạo:

Bộ trưởng Bộ GD&ĐT là người có thẩm  quyền quyết định đối với việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của ĐHĐN.

Sau khi có kết quả từ Bộ GD&ĐT, Ban HTQT thông báo và trả hồ sơ gốc cho đơn vị chủ trì tổ chức HNHTKHQT.

2.5. Thời gian xét hồ sơ xin phép: 40 ngày làm việc để Ban HTQT có đủ thời gian xử lý thông tin và nộp hồ sơ xin phép đến Bộ GD&ĐT (thời gian nộp hồ sơ ít nhất là 30 ngày theo quy định tại Quyết định 06).

2.6. Tiến hành hội nghị, hội thảo:

Đơn vị chủ trì và các đơn vị liên quan tổ chức HNHTKHQT theo kế hoạch.

2.7. Thay đổi nội dung HNHTKHQT:

Nếu có bất kỳ thay đổi về nội dung, địa điểm, thời gian tổ chức HNHTKHQT, các đơn vị phải báo cáo ngay với Ban HTQT. Ban HTQT chịu trách nhiệm phản hồi đến Bộ GD&ĐT về sự thay đổi này.

2.8. Báo cáo kết quả:

Đơn vị chủ trì tổ chức HNHTKHQT báo cáo kết quả cho Ban HTQT trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc HNHTKHQT.

3. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM

3.1. Ban Hợp tác Quốc tế:

- Quản lý chung;

- Tiếp nhận hồ sơ xin phép, hỗ trợ đơn vị thực hiện các quy trình xin phép tổ chức HNHTKHQT;

- Chuẩn bị văn bản xin phép trình BGĐ phê duyệt;

- Nộp hồ sơ xin phép đến Bộ GD&ĐT và theo dõi tiến độ hồ sơ.

- Nhận kết quả và trả hồ sơ gốc cho đơn vị chủ trì tổ chức HNHTKHQT.

3.2. Văn phòng:

Trình ký và lưu trữ công văn đi xin phép tổ chức HNHTKHQT.

3.3. Các đơn vị chủ trì tổ chức HNHTKHQT:

- Đề xuất, chuẩn bị hồ sơ xin phép tổ chức HNHTKHQT;

- Báo cáo tóm tắt kết quả sau khi thực hiện HNHTKHQT trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc;

- Đảm bảo mục đích nhập cảnh của NNN và phối hợp với các cơ quan chức năng quản lý NNN trong thời gian tham dự tại địa phương.

4. Lưu đồ thực hiện

►Ghi chú: Tải các biểu mẫu liên quan tại đây: HTQT-HNHTKHQT